Voor B2B-transacties niet, maar het is commercieel verstandig. Voor B2C-transacties is een officiële 14-dagenbrief verplicht voordat je kosten mag rekenen.
- Wat is een betalingsherinnering?
- Waarom een goede betalingsherinnering zo belangrijk is
- Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
- Zo bouw je de perfecte betalingsherinnering op
- Voorbeeld betalingsherinnering (copy-paste)
- De wettelijke regels in 2026: wanneer mag je kosten rekenen?
- Van betalingsherinnering naar aanmaning en incasso
- Waarom Credifin je helpt bij betalingsherinnering én incasso
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een vriendelijke melding aan je klant dat een factuur nog openstaat. Je gaat er bij de eerste herinnering vanuit dat je klant het simpelweg vergeten is. Geen zware juridische taal, geen dreigende toon. Alleen duidelijke informatie en een makkelijk betaalverzoek.
In 2026 lopen veel facturen via automatische systemen en drukke mailboxen. Een factuur raakt snel uit beeld. Met een duidelijke herinnering houd jij je cashflow op gang, zonder meteen richting incasso of deurwaarder te gaan.
Wil je meer lezen over het verschil tussen een herinnering, aanmaning en incasso? Bekijk dan ook onze pagina over het volledige incassotraject.
Waarom een goede betalingsherinnering zo belangrijk is
Een herinnering sturen voelt voor veel ondernemers ongemakkelijk. Je wilt niet zeuren, je wilt de relatie goed houden. Toch is een goede betalingsherinnering goud waard voor je bedrijf.
- Behoud van je klantrelatie: Je laat zien dat je uitgaat van vertrouwen en duidelijkheid
- Snellere betaling: Het grootste deel van de openstaande facturen wordt ná de eerste herinnering alsnog betaald
- Sterke dossieropbouw: Reageert je klant niet? Dan kun je later laten zien dat je eerst netjes en redelijk hebt gehandeld
Een betalingsherinnering is dus geen lastige stap, maar gewoon onderdeel van professioneel debiteurenbeheer. Hoe duidelijker jij communiceert, hoe groter de kans dat je snel betaald krijgt.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Timing is belangrijk. Je wilt niet te lang wachten, maar ook niet te vroeg paniek zaaien. Een praktische aanpak:
- Dag 1 tot 3 na de vervaldatum: Dit is een ideaal moment voor je eerste vriendelijke herinnering
- Pre-reminder: Wil je nog servicegerichter werken? Stuur dan 2 dagen vóór de vervaldatum een korte herinnering dat de factuur bijna verloopt
Zo houd je grip op je betalingen zonder dat je klant het gevoel krijgt dat je er “bovenop zit”. Zeker bij particuliere klanten is dit belangrijk, omdat je later vaak nog een officiële WIK brief nodig hebt als de betaling uitblijft.
Wil je weten welke stap voor jouw situatie nu het beste is? Lees dan ook:
Kies de stap die bij jouw situatie past en lees precies wat je kunt doen.
Zo bouw je de perfecte betalingsherinnering op
Een betalingsherinnering die werkt, is kort, duidelijk en makkelijk te beantwoorden. Zorg dat deze onderdelen altijd terugkomen:
- Duidelijke onderwerpregel: Zet het woord “Herinnering” en het factuurnummer in de onderwerpregel
- Vriendelijke aanhef: Spreek je klant persoonlijk aan met naam
- De feiten op een rij: Noem factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en het openstaande bedrag
- Betaalgemak: Voeg een iDEAL betaal link of QR code toe, zodat je klant in één klik kan betalen
- Factuur meesturen: Voeg de originele factuur opnieuw toe als bijlage, zodat je klant niet hoeft te zoeken
- Heldere termijn: Geef aan binnen welke termijn je de betaling verwacht
Wil je precies weten wat je wettelijk wel en niet mag bij extra kosten? Kijk dan ook naar onze pagina over aanmaningskosten en de tool om incassokosten te berekenen.
Voorbeeld betalingsherinnering (copy-paste)
Onderstaand voorbeeld kun je direct gebruiken en aanpassen aan jouw situatie. Vul je eigen gegevens in, voeg je factuur toe en je hebt in een paar minuten een professionele betalingsherinnering klaar.
Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer] van [jouw bedrijfsnaam]
Beste [naam klant],
Uit onze administratie blijkt dat de betalingstermijn van factuur [factuurnummer] met een bedrag van € [bedrag] is verstreken.
Waarschijnlijk is de factuur door de drukte aan je aandacht ontsnapt. Dat kan natuurlijk gebeuren.
Wil je het openstaande bedrag binnen 5 werkdagen aan ons overmaken? Je kunt direct betalen via de onderstaande betaallink:
[Link: Betaal direct via iDEAL]
Voor de zekerheid heb ik de factuur nogmaals als bijlage toegevoegd.
Heb je de betaling al gedaan of klopt er volgens jou iets niet aan de factuur? Laat het me dan even weten, dan kijken we het samen na.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
[jouw functie]
[jouw bedrijfsnaam]
[telefoonnummer]
Wil je dit voorbeeld liever als bestand opslaan en hergebruiken? Hieronder kun je een kant en klaar document downloaden.
Download het voorbeeld betalingsherinnering 2026
Gebruik je vaker betalingsherinneringen? Dan is het handig als je een vast sjabloon klaar hebt staan. Met dit gratis voorbeeld hoef je alleen nog jouw bedrijfsgegevens en factuurinformatie in te vullen.
De wettelijke regels in 2026: wanneer mag je kosten rekenen?
Veel ondernemers vragen zich af of ze bij de eerste herinnering al kosten mogen rekenen. In de praktijk is dat bijna nooit een goed idee, en bij consumenten mag het vaak niet eens.
Voor particuliere klanten (B2C)
- De eerste betalingsherinnering is kosteloos
- Daarna moet je een officiële 14 dagen brief sturen voordat je incassokosten mag rekenen
- Die brief moet voldoen aan vaste regels, die je op onze pagina over de WIK brief kunt terugvinden
Voor zakelijke klanten (B2B)
- Staat in je algemene voorwaarden dat je kosten rekent na de vervaldatum? Dan mag dat juridisch gezien vaak wel
- Toch raden we af om al bij de eerste herinnering extra kosten op te leggen
- In de praktijk roept dit vaak meer discussie op dan dat het oplevert
Wil je precies weten welke bedragen je volgens de wet mag rekenen? Gebruik dan onze tool incassokosten berekenen. Die is altijd up to date met de actuele regels.
Van betalingsherinnering naar aanmaning en incasso
Reageert je klant niet op je betalingsherinnering? Dan is het belangrijk dat je gestructureerd de volgende stappen zet. Een praktisch schema:
- Stap 1: Vriendelijke betalingsherinnering (rond dag 1 tot 3 na de vervaldatum)
- Stap 2: Strengere aanmaning met duidelijke laatste termijn
- Stap 3: Eventueel een formele ingebrekestelling, vooral bij zakelijke klanten
- Stap 4: Dossier overdragen aan een incassobureau zoals Credifin
Wacht niet maanden met actie. Hoe ouder de vordering wordt, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag ontvangt. Op onze pagina over No Cure No Pay incasso lees je precies hoe wij werken als je de stap naar incasso zet.
Twijfel je of je al zover bent? Bekijk dan het overzicht van alle stappen in het incassotraject. Daar zie je precies wanneer het slim is om door te schakelen.
Waarom Credifin je helpt bij betalingsherinnering én incasso
Een goede betalingsherinnering lost veel op, maar niet alles. Soms speelt er meer: betalingsproblemen, onenigheid over de factuur of simpelweg geen bereidheid om te betalen. Dan is het prettig als je een partner hebt die verder kijkt dan alleen druk zetten.
- No Cure, No Pay: Bij minnelijke incasso rekenen we de kosten in principe bij je debiteur, niet bij jou
- Menselijke aanpak: We spreken je klant altijd met respect aan en zoeken eerst naar een oplossing
- Juridische kennis in huis: Als het nodig is, kunnen we samen met jou de stap zetten richting procedure of deurwaarder
- Transparant portaal: Je volgt iedere stap in je dossier online, 24/7
Zo houd jij focus op je eigen werk, terwijl wij zorgen dat je openstaande facturen de aandacht krijgen die ze verdienen.
Blijft je factuur onbetaald na je betalingsherinnering?
Heb je al een of meerdere betalingsherinneringen gestuurd en blijft betaling uit? Dan is dit het moment om je risico te beperken. Je kunt je incasso-opdracht in een paar minuten online indienen. Wij nemen het contact met je klant van je over, altijd met een menselijke en duidelijke aanpak.
Veelgestelde vragen over de betalingsherinnering
Dat snappen we. Je wilt zeker weten dat je goed zit. Hieronder beantwoorden we de meestgestelde vragen over de betalingsherinnering.
Bij consumenten mag dit absoluut niet. Bij bedrijven mag dit alleen als het in je algemene voorwaarden staat, maar vaak werkt een hogere rente (handelsrente) effectiever.
Gebruik de Aangetekende E-mail™ van Credifin. Hiermee heb je een technisch bewijs van aflevering dat in 2026 door elke rechter wordt geaccepteerd.
Ja, dat is rechtsgeldig mits je kunt aantonen dat de ontvanger het bericht heeft gelezen (blauwe vinkjes of afleverrapport)
Absoluut. In 2026 is e-mail de standaard. Zorg wel dat je een leesbevestiging vraagt of gebruik een systeem (zoals dat van Credifin) dat registreert wanneer de e-mail is geopend.
Nee, dat is in de meeste gevallen niet nodig, tenzij het in je algemene voorwaarden staat. Alleen de officiële ingebrekestelling (14-dagenbrief) wordt soms nog aangetekend verstuurd voor maximale juridische bewijskracht.
Dat is de oudste smoes in het boek. Daarom raden we aan om bij elke herinnering de factuur als PDF bij te voegen. Zo neem je dit argument direct weg.
Ja, en we raden het aan! Veel boekhoudpakketten kunnen dit. Wil je het echt professioneel aanpakken? Koppel je administratie dan aan het dashboard van Credifin voor een vlekkeloos debiteurenbeheer.
