Aanmaningskosten in 2026: wat mag je rekenen?

Heb je te maken met een klant die niet betaalt? Dan wil je duidelijk weten welke kosten je wel en niet mag rekenen. Sinds de invoering van nieuwe wetgeving in 2024 en 2025 is de controle op aanmaningskosten in 2026 strenger dan ooit.

Hier lees je in gewone taal hoe het werkt: van de wettelijke staffel en de verplichte 14-dagenbrief tot btw, wettelijke rente en de nieuwe cumulatieregeling voor kleine, terugkerende bedragen. Zo voorkom je discussies met je klant en sta je sterk als het toch tot een gerechtelijke procedure komt.

Aanmaningskosten zijn de kosten die jij als schuldeiser maakt om een openstaande factuur te innen, zonder dat er een rechter aan te pas komt. Denk aan betalingsherinneringen, aanmaningen en het inschakelen van een incassobureau. In de praktijk worden deze kosten vaak incassokosten genoemd.

De wetgever heeft deze kosten gestandaardiseerd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Dat besluit bepaalt hoeveel je maximaal mag rekenen, en onder welke voorwaarden. Wil je eerst rustig nalezen wat er precies onder aanmaningskosten valt, dan kan dat ook.

Waarom zijn er regels?
Vroeger rekenden sommige bedrijven willekeurige en soms extreem hoge bedragen voor een simpele brief. De huidige regels beschermen zowel jou als ondernemer (je hebt recht op een redelijke vergoeding) als je klant (die niet onnodig op kosten gejaagd mag worden).

De hoogte van de aanmaningskosten wordt berekend over de hoofdsom, het openstaande factuurbedrag. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage, maar hoe hoger het uiteindelijke bedrag. De maximale kosten zijn vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten en mogen samen nooit meer zijn dan € 6.775.

Werk je met particuliere klanten? Dan is de 14-dagenbrief (ook wel WIK-brief genoemd) een harde wettelijke eis. Zonder geldige 14-dagenbrief mag je geen incassokosten rekenen, hoe vervelend de situatie ook is.

Checklist voor een geldige 14-dagenbrief in 2026:

• De brief is gratis: je brengt in de brief zelf nog geen kosten in rekening.
• Je geeft 14 dagen de tijd: je klant krijgt minimaal 14 dagen om alsnog te betalen zonder extra kosten.
• De termijn start een dag later: de 14 dagen gaan pas lopen op de dag na bezorging van de brief.
• Reken veilig met 17 dagen: verstuur je per post, neem dan 3 dagen extra op voor de postbezorging, zodat je bij de rechter veilig zit.
• Noem het exacte bedrag: je vermeldt precies welk bedrag aan incassokosten en eventuele btw je gaat rekenen als er niet op tijd wordt betaald.
• Verwijs naar het incassoregister: sinds 2025 moet je verwijzen naar de registratie in het incassoregister van de partij die de incasso uitvoert.

Wil je het jezelf makkelijker maken? Gebruik dan een duidelijke voorbeeldtekst voor je 14-dagenbrief of laat ons de laatste aanmaning voor je versturen via een WIK-brief die aan alle eisen voldoet.

Een veelgemaakte fout is dat er bij kleine, terugkerende bedragen steeds opnieuw € 40 aan incassokosten wordt gerekend. De cumulatieregeling voorkomt dat een relatief kleine schuld binnen korte tijd explodeert door kosten.

Hoe werkt dit in 2026?

• Gaat het om een consument met meerdere onbetaalde facturen van hetzelfde bedrijf, bijvoorbeeld een maandelijks abonnement?
• En ligt elke factuur onder ongeveer € 267?
• Dan mag je voor de eerste onbetaalde factuur € 40 rekenen.
• Voor elke volgende factuur die binnen een periode van 6 maanden niet wordt betaald, mag je vaak nog maar € 20 rekenen.

Zo voorkom je dat een achterstand van enkele tientjes snel oploopt tot honderden euro's aan kosten, terwijl je toch een duidelijke prikkel behoudt om op tijd te betalen.

Doe je zaken met andere bedrijven, zoals een bv, nv, vof, maatschap of eenmanszaak? Dan zijn de regels soepeler dan bij consumenten. Bedrijven worden geacht beter op de hoogte te zijn van betalingsafspraken en risico's.

Belangrijke punten voor B2B in 2026:

• De 14-dagenbrief is niet verplicht, zodra de betaaltermijn is verstreken, is je klant in verzuim.
• Je mag de incassokosten direct opeisen volgens de wettelijke staffel, ook zonder extra kosteloze herinnering.
• In je algemene voorwaarden mag je afwijken van de WIK-staffel, zolang de kosten redelijk blijven.
• Zijn er geen afspraken gemaakt? Dan geldt automatisch de wettelijke staffel uit het besluit incassokosten.

Let op: zakelijke relaties zijn belangrijk. Veel ondernemers kiezen er daarom toch voor om eerst een vriendelijke herinnering te sturen, ook al is dat juridisch niet altijd verplicht.

Over aanmanings- en incassokosten speelt vaak de vraag of je btw mag rekenen. Dat hangt vooral af van jouw eigen btw positie als schuldeiser.

• Je bent btw plichtig: de meeste ondernemers kunnen btw terugvorderen. In dat geval mag je aan je klant géén btw doorbelasten over de incassokosten. Je klant betaalt alleen het bedrag volgens de wettelijke staffel.
• Je bent niet btw plichtig: bijvoorbeeld als je arts bent, in de kinderopvang werkt of bij een financiële instelling. Je kunt de btw dan niet verrekenen. In dat geval mag je de incassokosten verhogen met 21% btw.

Voorbeeld: bij een consument mag je na de juiste procedure € 40 aan incassokosten rekenen. Ben je niet btw plichtig, dan mag je daar 21% btw over rekenen. De klant betaalt dan € 40 + € 8,40 = € 48,40.

Naast aanmanings- of incassokosten heb je ook recht op wettelijke rente. Dat is een vergoeding voor de periode waarin jij je geld nog niet ontvangt, terwijl je klant te laat is met betalen.

• Wettelijke rente voor consumenten: een door de overheid vastgesteld percentage dat kan wijzigen. Deze rente geldt bij particuliere klanten.
• Wettelijke handelsrente voor bedrijven: een hoger percentage, vaak rond de 10 tot 12 procent per jaar. Deze rente geldt bij zakelijke facturen en loopt vanaf de dag dat de factuur te laat is.

In een gerechtelijke procedure kun je zowel de hoofdsom, de incassokosten als de wettelijke (handels)rente vorderen. Zorg er daarom voor dat je deze bedragen goed onderbouwt en duidelijk opneemt in je correspondentie.

Rechters in Nederland zijn streng op de voorwaarden voor aanmaningskosten, vooral bij consumenten. In 2024 en 2025 zijn veel zaken verloren gegaan omdat de 14-dagenbrief nét niet voldeed aan de wettelijke eisen.

Een bekende fout is de manier waarop je de termijn omschrijft.

• Zeg niet: "Je moet binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief betalen."
• Zeg wel: "Je hebt 14 dagen de tijd om te betalen, ingaande de dag nadat deze brief bij je is bezorgd."

Dat verschil lijkt klein, maar voor de Hoge Raad is dit doorslaggevend. Is je tekst niet duidelijk genoeg, dan kun je je incassokosten verliezen, ook als je verder alles goed hebt gedaan.

Twijfel je over de formulering van je 14-dagenbrief of je incassobeleid? Laat ons dan meekijken. Wij zorgen dat je teksten aansluiten bij de actuele rechtspraak.

Om te bepalen wanneer je aanmanings- en incassokosten mag rekenen, kun je onderstaande stappen aanhouden.

• Stap 1: Factuur versturen
  Je stuurt een duidelijke factuur met een heldere vervaldatum en eventueel verwijzing naar je algemene voorwaarden. Wil je zeker weten dat je eerste factuur klopt en compleet is, lees dan ook het artikel over een openstaande factuur in 2026.
• Stap 2: Betaaltermijn verloopt
  Je klant betaalt niet op tijd. De factuur is nu vervallen.
• Stap 3: Consument of bedrijf?
  Gaat het om een particulier, dan stuur je eerst een gratis 14-dagenbrief. Gaat het om een bedrijf, dan zijn incassokosten in principe direct opeisbaar na het verstrijken van de betaaltermijn.
• Stap 4: Geen betaling binnen de termijn
  Is er na de 14 dagen (bij consumenten) of na het verstrijken van de betaaltermijn (bij bedrijven) nog niet betaald? Dan zijn de incassokosten en de wettelijke rente juridisch opeisbaar.
• Stap 5: Incasso uit handen geven
  Je kunt er nu voor kiezen om de vordering uit handen te geven. Credifin start dan een zorgvuldig incassotraject en claimt de kosten bij je klant, volgens de wet.

Wil je het overzicht bewaren? Gebruik dan onze calculator voor de kosten en laat ons je helpen met een helder en zorgvuldig incassotraject.

Het correct rekenen van aanmaningskosten is cruciaal voor een gezond bedrijf. Als je de regels volgt, voorkom je irritatie bij klanten en verklein je de kans op problemen bij de rechter. Je laat zien dat je duidelijk en fair bent, maar ook dat je je eigen belangen serieus neemt.

Wil je zeker weten dat jouw incassotraject volgens de regels van 2026 verloopt? Dan kun je het zo aanpakken:

• Bereken je kosten met onze calculator volgens de WIK-staffel.
• Gebruik een heldere en juridisch kloppende 14-dagenbrief bij consumenten.
• Leg afspraken over kosten vast in je algemene voorwaarden.
• Geef je factuur direct uit handen aan de experts van Credifin als je geen tijd of zin hebt om alles zelf te regelen.

Wil je eerst meer achtergrond over hoe incasso bij Credifin werkt? Dat leggen we stap voor stap uit. Wij werken op basis van no cure no pay en verhalen de kosten op de debiteur, binnen de wettelijke grenzen. Zo houd jij grip op je cashflow, terwijl wij je klant met respect benaderen.