Incasso voor Verenigingen: Contributie innen met behoud van de clubliefde

Leden die niet betalen zijn de grootste zorg van elke vereniging. Of het nu gaat om een hockeyclub, een muziekvereniging of een Vereniging van Eigenaren (VvE); achterstallige betalingen zorgen voor liquiditeitsproblemen. Je kunt de velden niet onderhouden, de trainers niet betalen of de noodzakelijke reparaties aan het pand niet uitvoeren.

Vaak is er bij verenigingen sprake van 'sociale controle', waardoor het lastig is om als vrijwilliger je eigen clubgenoten aan te spreken op hun schulden. Hier biedt Credifin de oplossing: wij fungeren als de professionele, externe buffer. Wij nemen de vervelende gesprekken over geld uit jouw handen, zodat jij je kunt focussen op de sport of de gemeenschap.

Incasso bij verenigingen (B2C) valt onder de strenge regels van de Wki (Wet Kwaliteit Incassodienstverlening). In 2026 is 'harde incasso' bij verenigingen uit de tijd. Wij geloven in Sociaal Incasseren.

Wat betekent dit voor jouw vereniging?

• Voorkomen van escalatie: We benaderen leden eerst op een vriendelijke, uitnodigende manier. Vaak is een vergeten betaling simpelweg een menselijke fout.
• Betalingsregelingen: In ons portaal kunnen leden zelf een regeling treffen die past bij hun financiële situatie. Dit voorkomt dat leden moeten opzeggen omdat ze een achterstand niet in één keer kunnen inhalen.
• Behoud van het lid: Ons doel is niet alleen het geld innen, maar ook zorgen dat het lid met een goed gevoel naar de club blijft komen. Een bedankje na betaling hoort daar standaard bij.

Net als bij andere particuliere incasso's, ben je als vereniging verplicht om eerst een correcte 14-dagenbrief te sturen voordat er incassokosten mogen worden gerekend.

Waar moet je als vereniging op letten?

• Correcte termijn: Geef het lid 14 dagen de tijd na ontvangst van de brief.
• Geen BTW-fout: Veel verenigingen zijn niet BTW-plichtig. In dat geval mag de BTW over de incassokosten wel worden doorbelast aan het lid. Ben je als club wél BTW-plichtig? Dan mag dit absoluut niet. Credifin controleert dit standaard voor je om juridische flaters bij de rechter te voorkomen.
• Duidelijke specificatie: Vermeld exact welk bedrag aan contributie openstaat en welke kosten er bij niet-tijdige betaling bijkomen. Wil je vooraf weten wat je maximaal aan kosten mag rekenen? Gebruik dan onze incassokosten calculator.

Maak je gebruik van ClubCollect voor je ledenadministratie? Dan is ons incassosysteem volledig geïntegreerd. Met één druk op de knop stuur je lastig te incasseren facturen direct door naar Credifin. Wij starten vervolgens onmiddellijk het traject op basis van No Cure, No Pay.

De voordelen van de Credifin-koppeling:

• Tijdsbesparing: Geen handmatige import of export van Excel-bestanden meer.
• Foutloos innen: Factuurgegevens worden direct en correct vanuit je ledenadministratie overgenomen.
• Resultaatgericht: Wij begrijpen de gevoeligheid binnen een vereniging en incasseren met de menselijke maat, zonder de relatie met je leden te schaden.
• Directe start: Na jouw akkoord in ClubCollect gaan wij dezelfde dag nog voor je aan de slag.

Wij begrijpen dat een vereniging geen onnodige kosten wil maken. Daarom werken wij voor verenigingen in de minnelijke fase op basis van No Cure, No Pay.

• Geen risico voor de clubkas: Wij verdienen pas iets als het lid betaalt. Onze kosten worden verhaald op het lid via de wettelijke incassokosten.
• 24/7 Inzicht voor de penningmeester: In ons webportaal zie je precies welke leden hebben betaald, wie er een regeling heeft getroffen en welke acties we hebben ondernomen (zoals inzet van onze AI-belrobot Tom).
• Wki-Gecertificeerd: Wij voldoen aan alle kwaliteitseisen, wat jou als bestuur de zekerheid geeft dat de incasso ethisch en juridisch correct verloopt.

Wij houden het vriendelijk. Ons incassotraject is speciaal afgestemd op verenigingen en hun leden. We maken gebruik van goed opgestelde betalingsherinneringen en aanmaningen. Leden benaderen we via:

• E-mail (inclusief Aangetekende E-mail™)
• WhatsApp en SMS-berichten
• Brieven met QR-codes voor eenvoudig betalen
• Telefonisch contact via onze belrobot die voicemails achterlaat
• We maken het je leden zo makkelijk mogelijk om te betalen, zonder de relatie te verstoren.

Met duidelijke afspraken, goede communicatie en slimme betaalopties voorkom je betalingsachterstanden en houd je de contributie-incasso binnen jouw vereniging efficiënt en overzichtelijk. Met deze 10 praktische tips leg je een sterke basis.

1. Duidelijke regels: Zorg voor helder beleid rond contributie. Leden moeten precies weten wat er van hen wordt verwacht.
2. Communiceer betaaltermijnen: Maak duidelijke afspraken over wanneer leden moeten betalen en communiceer deze tijdig, bijvoorbeeld bij inschrijving en aan het begin van elk seizoen. Wil je weten wat wettelijk mag en gebruikelijk is? Lees dan meer over betaaltermijnen.
3. Gebruik een herinneringssysteem: Stel een vast herinneringssysteem in voor leden die nog niet betaald hebben, met vriendelijke maar duidelijke berichten.
4. Bevestig betalingen: Verstuur een bevestiging zodra een betaling is ontvangen. Dat geeft leden duidelijkheid en versterkt het vertrouwen.
5. Houd een goede administratie bij: Zorg dat je nauwkeurig bijhoudt wie er betaald heeft en wie niet, zodat je snel kunt ingrijpen bij achterstanden.
6. Bied diverse betaalopties: Maak betalen zo eenvoudig mogelijk, bijvoorbeeld met automatische incasso of online betalingen via iDEAL (Mollie) of PayPal.
7. Sta betaling in termijnen toe: Geef leden de mogelijkheid om in termijnen te betalen wanneer het bedrag hoger is of wanneer dat beter past bij hun situatie.
8. Wees flexibel in betalingsmomenten: Bied opties zoals maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse betalingen, zodat leden kunnen kiezen wat voor hen het beste werkt.
9. Communiceer bij betalingsproblemen: Ga in gesprek met leden die moeite hebben met betalen en zoek samen naar een oplossing, bijvoorbeeld een aangepast betalingsplan.
10. Schakel tijdig incasso in: Blijft betaling ondanks herinneringen uit? Geef de vordering dan uit handen. Wij nemen de incasso voor je over en zorgen voor een professionele, zorgvuldige afhandeling.