Incassokosten berekenen 2026

Incassokosten zijn de extra kosten die je bij je klant in rekening mag brengen als een factuur niet op tijd wordt betaald. Je ziet ze ook terug onder de naam aanmaningskosten.

In Nederland zijn deze kosten vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). De wet beschermt jouw klant tegen onredelijk hoge kosten en geeft jou duidelijke regels. Volg je die regels goed, dan mag je de incassokosten opeisen zodra je klant in verzuim is.

In 2026kijken rechters extra scherp naar de hoogte van de gevraagde kosten. Een kleine rekenfout kan er al voor zorgen dat je je volledige recht op incassokosten verliest. Daarom helpen we je stap voor stap met een duidelijke uitleg en een rekentool die precies volgens de wettelijke staffel werkt.

De hoogte van de incassokosten hangt altijd samen met de hoofdsom: het bedrag dat je klant je nog moet betalen. De WIK gebruikt hiervoor een staffel. Hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage, maar er geldt wel een wettelijk minimumbedrag van € 40 en een maximum van € 6.775.

Belangrijk om te weten:

• Je mag nooit meer rekenen dan volgens de wettelijke staffel is toegestaan
• Je mag wel minder rekenen als je dat passend vindt in de relatie met je klant
• Het minimumbedrag is bijna altijd € 40, ook bij kleine facturen

Met voorbeelden zie je het effect van de staffel het snelst. Hieronder drie veelvoorkomende situaties. We gaan er in deze voorbeelden vanuit dat je btw plichtig bent en dus geen btw over de incassokosten aan je klant doorbelast.

Voorbeeld 1: kleine factuur tot € 266,67

Stel: je hebt een factuur van € 150 openstaan.

• Berekening: 15% van € 150 = € 22,50
• Wettelijke regel: het minimumbedrag aan incassokosten is altijd € 40
• Resultaat: je klant betaalt € 40 aan incassokosten

Totaal te incasseren: € 190 (plus rente)

Voorbeeld 2: gemiddelde MKB factuur

Je hebt een vordering van € 3.500. De staffel werkt nu in twee schijven.

• Eerste schijf: 15% over de eerste € 2.500 = € 375
• Tweede schijf: 10% over de resterende € 1.000 = € 100
• Resultaat: de totale incassokosten zijn € 475

Totaal te incasseren: € 3.975

Voorbeeld 3: grote zakelijke vordering

Je wacht op een betaling van € 15.000. De berekening loopt dan over drie schijven.

• Eerste schijf: 15% over € 2.500 = € 375
• Tweede schijf: 10% over de volgende € 2.500 = € 250
• Derde schijf: 5% over de resterende € 10.000 = € 500
• Resultaat: de totale incassokosten zijn € 1.125

Totaal te incasseren: € 16.125

Rechters hanteren in 2026 steeds vaker de zogenaamde strikte leer. Dat betekent dat je geen ruimte hebt voor rekenfouten, zeker niet bij consumenten.

Vraag je in je 14 dagenbrief ook maar één euro te veel aan incassokosten, dan kan de rechter die brief ongeldig vinden. Het gevolg:

• Je verliest je recht op álle incassokosten voor die vordering
• Je moet opnieuw een correcte 14 dagenbrief sturen
• Je klant krijgt opnieuw minimaal 14 dagen extra betaaltermijn

Met onze calculator voorkom je dit soort dure fouten. De tool rekent exact volgens de wettelijke staffel, zodat jij met een gerust gevoel je laatste aanmaning kunt versturen.

Wil je geen risico lopen bij de rechter? Laat ons dan je incassotraject beoordelen of besteed het direct uit aan ons incassobureau. Dan weet je zeker dat je berekening en stukken kloppen.

Bij het berekenen van incassokosten speelt jouw eigen btw positie een grote rol. Hier gaat het in de praktijk vaak mis, terwijl de regels eigenlijk eenvoudig zijn.

Ben je btw plichtig?

• Je kunt de btw over de diensten van het incassobureau meestal terugvragen bij de Belastingdienst
• Je mag je klant dan alleen het bedrag uit de staffel in rekening brengen, zonder extra btw erbovenop

Ben je vrijgesteld van btw? Bijvoorbeeld omdat je in de zorg, het onderwijs of de financiële sector werkt.

• Je kunt de btw over de incassodiensten niet terugvorderen
• De wet staat toe dat je de incassokosten mag verhogen met 21% btw
• Bij een vordering onder de € 267 claim je dan geen € 40, maar € 48,40 aan kosten

Onze calculator kan dit verschil voor je meenemen. Zo weet je zeker dat je het juiste bedrag opneemt in je aanmaning en voorkom je discussies achteraf.

Heb je een klant die bijvoorbeeld elke maand een vast bedrag moet betalen, zoals bij een abonnement of huur? Dan krijg je al snel te maken met meerdere kleine vorderingen onder de € 266,67. Daarvoor geldt sinds de nieuwe regels de cumulatieregeling.

Die regeling voorkomt dat je voor elke gemiste termijn de volledige € 40 aan incassokosten rekent.

In grote lijnen werkt het zo:

• Voor de eerste openstaande termijn mag je de gebruikelijke € 40 aan incassokosten rekenen
• Voor opeenvolgende termijnen uit dezelfde overeenkomst binnen zes maanden mag je vaak nog maar € 20 per termijn rekenen
• Rechters kijken streng naar de berekening en naar de manier waarop je dit in je stukken onderbouwt

Werk je met ons samen, dan zorgen onze juristen dat deze berekeningen tot op de cent kloppen en helder in de dagvaarding en correspondentie zijn uitgewerkt. Zo sta je sterk als het tot een gerechtelijke procedure komt.

Heb je een vordering op een bedrijf? Dan zijn de regels gunstiger voor jou als ondernemer dan bij consumenten.

Bij zakelijke klanten geldt in 2026 in de praktijk het volgende:

• Je klant is in verzuim zodra de afgesproken of wettelijke betalingstermijn is verstreken
• Je mag vanaf dat moment incassokosten in rekening brengen op basis van de staffel, ook zonder aparte 14 dagenbrief
• Je hoeft de vordering nog niet aan een incassobureau over te dragen om kosten te mogen rekenen

In je algemene voorwaarden mag je met zakelijke klanten ook afwijkende afspraken maken over incassokosten, zolang die redelijk zijn. Heb je daar niets over vastgelegd, dan geldt automatisch de wettelijke WIK staffel.

Wil je stap voor stap weten hoe we eerst proberen om samen met je klant tot een oplossing te komen? Lees dan meer over onze minnelijke incasso of bekijk hoe ons volledige incassotraject eruitziet.

Heb je een vordering op een consument, dus iemand die niet handelt als bedrijf of zzp’er? Dan zijn de regels een stuk strenger. De wet wil voorkomen dat consumenten worden overvallen door hoge extra kosten.

Je mag incassokosten bij een consument pas rekenen als je:

• De klant eerst in verzuim is (de betalingstermijn van je factuur is verstreken)
• Daarna een duidelijke 14 dagenbrief (WIK brief) hebt gestuurd
• In die brief precies aangeeft welk bedrag aan incassokosten je gaat rekenen als er niet binnen 14 dagen wordt betaald

De termijn van 14 dagen begint op de dag na ontvangst van de brief. Klopt het genoemde bedrag niet of is de termijn onjuist, dan kan de rechter je brief ongeldig verklaren en ben je je recht op incassokosten kwijt.

Wil je zeker weten dat jouw laatste aanmaning aan alle eisen voldoet? Lees dan meer op onze pagina Laatste aanmaning of gebruik ons voorbeeld van de WIK brief.

Betaalt je klant na je WIK brief nog steeds niet? Dan kun je de vordering bij ons indienen voor incasso. We starten dan met een zorgvuldig minnelijke traject voordat we vervolgstappen adviseren.