Strategisch incassotraject 2026: jouw geld sneller op de rekening

Heb je te maken met openstaande facturen die jouw cashflow belemmeren? Een goed incassotraject is veel meer dan een enkele herinnering sturen. Het is een doordacht proces van op tijd herinneren, slim opvolgen en pas in de laatste stap juridische druk inzetten. Zo houd je grip op je geldstroom zonder de relatie met je klant direct op scherp te zetten.

Bij Credifin combineer je menselijke expertise met slimme technologie. Wij denken mee over de toon, de timing en de stappen in het traject. In 2026 draait incasso om maatwerk. Jij kiest de aanpak die past bij jouw klanten en jouw bedrijf. Wil je direct aan de slag? Dan kun je je dossier in enkele minuten online indienen.

Start met incasseren

Waarom een gestructureerd incassotraject essentieel is

In deze economie is op tijd betaald krijgen geen luxe maar noodzaak. Veel ondernemers wachten langer dan goed is, vaak uit begrip voor de klant of uit angst om de relatie te beschadigen. Maar hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag nog ontvangt.

Een strak ingericht incassotraject helpt je om zonder emotie stappen te zetten. Credifin fungeert als professionele buffer tussen jou en je debiteur. Jij hoeft het lastige gesprek niet te voeren, maar je blijft wel aan het stuur.

Dankzij de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) ben je bovendien zeker van een traject dat voldoet aan strenge regels. Je dossier is daarmee meteen beter voorbereid als een juridische stap toch nodig blijkt.

Kies je koers: drie trajecten voor verschillende situaties

Niet elke klant en niet elke factuur vraagt om dezelfde aanpak. Daarom kies je bij Credifin zelf de koers. Jij kent je klant het beste, wij vertalen dat naar een passend traject. We werken met drie heldere basistrajecten die we samen kunnen verfijnen.

1. Het super vriendelijke traject: relatie eerst

Soms is een openstaande factuur gewoon een vergissing bij een verder betrouwbare klant. Dan wil je vooral dat er betaald wordt zonder dat de relatie beschadigt.

  • Insteek: We houden de toon warm en begripvol, zonder dreiging of harde druk
  • Methode: Vriendelijke herinneringen via mail, sms en telefoon door ervaren medewerkers
  • Doel: De factuur betaald krijgen en de klant behouden voor de lange termijn
  • Duur: Ongeveer 6 weken
  • Geschikt voor: Langdurige samenwerkingen, zorginstellingen en abonnementen

2. Het reguliere traject: duidelijke lijn en opbouw

Dit is het meest gekozen traject. We starten vriendelijk, maar bouwen de druk stap voor stap op. Zo weet je klant precies waar hij aan toe is.

  • Insteek: Heldere communicatie over gevolgen van niet betalen
  • Methode: Een doordachte mix van e-mail, sms en telefonisch contact
  • Inhoud: We leggen uit welke extra kosten en risico's ontstaan als betaling uitblijft
  • Duur: Ongeveer 6 weken
  • Geschikt voor: MKB, webshops, verenigingen, sportscholen en VvE's

3. Het 10 dagen spoedtraject: maximale urgentie

Bij signalen van een mogelijk faillissement of bij grote vorderingen is snelheid cruciaal. Dan wil je geen weken wachten.

  • Insteek: Directe actie en een korte, scherpe betaaltermijn
  • Methode: Binnen 24 uur na ingebrekestelling bellen we je debiteur
  • Toon: We maken meteen duidelijk dat juridische stappen klaarstaan als betaling uitblijft
  • Duur: Maximaal 2 weken
  • Geschikt voor: Grote vorderingen, twijfelachtige debiteuren en last minute zaken

Twijfel je welk traject het beste past? Dan denken we graag met je mee op basis van jouw klantenbestand, branche en betaalhistorie.

High tech incasso: slimme middelen die voor jou werken

In 2026 is alleen een brief sturen niet meer genoeg. Je klant is mobiel, druk en ontvangt dagelijks veel berichten. Daarom gebruiken we meerdere kanalen naast elkaar zodat de kans groter is dat je klant in beweging komt.

  • E-mail met duidelijke betaalbutton en overzicht van de vordering
  • Sms en WhatsApp voor korte, laagdrempelige herinneringen
  • Telefonische opvolging, door mensen of door onze AI-belrobot
  • Aangetekende E-mail, als een termijn of juridische stap echt telt

Ontmoet Tom: onze AI belrobot

Tom is onze AI belrobot die gestructureerde, vriendelijke gesprekken voert met debiteuren. Hij is geen vervanging van menselijk contact, maar een slimme aanvulling.

  • Altijd beleefd: Tom wordt nooit moe of geïrriteerd
  • Oplossingsgericht: Tijdens het gesprek kan hij direct een iDEAL link sturen via sms of WhatsApp
  • Naadloos schakelen: Als het gesprek daar om vraagt verbindt hij door met een van onze specialisten

Zo kun je op grote schaal persoonlijk blijven communiceren zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

Direct starten met je eerste incasso

Wil je een incassobureau inschakelen voor openstaande facturen? Dien je incasso binnen enkele minuten online in. Upload je factuur, kies het traject en wij gaan voor je aan de slag.

Start met incasseren
Liever eerst sparren?

Aangetekende E mail en webportaal: zekerheid en gemak

Voor belangrijke stappen gebruiken we Aangetekende E-mail. Daarmee heb je vrijwel dezelfde juridische zekerheid als bij een klassieke aangetekende brief, maar dan veel sneller en overzichtelijker. Je ziet precies wanneer een bericht is geopend en welke actie is genomen.

Betaalgemak via het debiteurenportaal

Voor je debiteur maken we betalen zo eenvoudig mogelijk. In het beveiligde webportaal kan je klant:

  • In één klik betalen via iDEAL
  • Een voorstel doen voor een betalingsregeling
  • Documenten en correspondentie terugvinden

Onze specialisten beoordelen betaalvoorstellen en leggen deze altijd aan jou voor. Jij bepaalt wat acceptabel is. Zo voorkom je onnodige rechtszaken en houd je toch grip op het resultaat.

In hetzelfde portaal heb jij 24/7 inzicht in de status van je dossiers. Je ziet wie er is gebeld, welke berichten zijn geopend en welke betalingen of voorstellen zijn gedaan.

No cure no pay: geen resultaat, geen kosten

In de minnelijke fase werken we op basis van 100% no cure no pay. Dat betekent dat jij geen kosten betaalt als het niet lukt om de vordering te innen. Lukt het wel, dan worden onze kosten zoveel mogelijk verhaald op de debiteur via de wettelijke incassokosten.

Voor jou betekent dit:

  • Geen financieel risico bij het indienen van een dossier
  • Heldere afspraken over eventuele kosten bij vervolgstappen
  • Een partner die er alles aan doet om jouw geld daadwerkelijk binnen te krijgen

We leggen vooraf duidelijk uit welke keuzes je hebt als een  gerechtelijke stap nodig blijkt. Jij beslist altijd zelf of je die stap wilt zetten.

Bekijk onze incassotarieven

Naadloze integratie met je boekhouding

Heb je veel facturen of werk je met terugkerende termijnen? Dan wil je het indienen van incasso's zoveel mogelijk automatiseren. Met onze API en boekhoudkoppelingen hoef je niet langer handmatig bestanden te uploaden.

We koppelen eenvoudig met onder andere:

  • Exact Online, Afas en Twinfield
  • AccountView en Microsoft Dynamics
  • SnelStart en Yuki

Onze technische specialisten helpen je om de koppeling snel en veilig in te richten. Vaak staat de basis binnen 24 uur. Daarna loopt je incassoproces grotendeels op de automatische piloot, terwijl jij altijd het laatste woord houdt over de gekozen trajecten.

Veelgestelde vragen

Ja. Je kiest per dossier welk traject het beste past bij de situatie. Bij een vaste klant kun je kiezen voor een vriendelijk traject. Bij een klant die niet reageert of vaker niet betaalt, kun je juist een steviger of sneller traject inzetten.

Ja, dat kan altijd. Wil je minder vaak contact, juist sneller opschalen of de aanpak aanpassen? Geef het aan en wij passen het traject aan. We denken met je mee over de beste volgende stap.

Na het indienen van je incasso starten we meestal dezelfde werkdag. Bij een spoedtraject nemen we vaak binnen 24 uur contact op. In je online portaal zie je precies wanneer welke actie is uitgevoerd.

Je klant ziet de openstaande factuur, eventuele kosten en de betaalmogelijkheden. Betalen kan veilig via iDEAL. Ook kan je klant een betalingsregeling voorstellen of een vraag stellen. Alles is duidelijk en zonder ingewikkelde taal.

Je hebt veel invloed. Jij bepaalt of we mild, zakelijk of juist duidelijker communiceren. Wij stemmen onze berichten, e-mails en telefoongesprekken daarop af, altijd met respect voor jouw klantrelatie.

Reageert je klant nergens op, dan bespreken we samen de vervolgstappen. Denk aan een laatste aanmaning of een gerechtelijke procedure. We ondernemen nooit stappen zonder jouw akkoord en leggen altijd vooraf uit wat de gevolgen en kosten zijn.

Ons standaard incassotraject is no cure, no pay. Lukt het niet om te incasseren, dan betaal je niets. Alleen bij extra diensten, zoals een dagvaarding of faillissementsaanvraag, kunnen er kosten ontstaan. Die bespreken we altijd vooraf.

Wacht niet te lang. Zodra de wettelijke betaaltermijn (meestal 30 dagen) is verstreken en je eigen herinnering niet is betaald, is het tijd om Credifin in te schakelen. Hoe verser de vordering, hoe hoger de slagingskans.

Niet met onze ‘vriendelijke’ aanpak. Wij focussen op communicatie en dialoog. Vaak bedanken klanten ons zelfs voor de nette afhandeling en de mogelijkheid tot een regeling.

Als een debiteur aangeeft het niet eens te zijn met de factuur (een verweer), pauzeren we het traject en beoordelen onze juristen de inhoud. Wij adviseren je vervolgens over de vervolgstappen.

Nee. In de minnelijke fase betaal je echt niets bij een negatief resultaat. Alleen als we in overleg overgaan naar een gerechtelijke procedure (via de rechter), zijn er externe kosten zoals griffierechten.

Zeker. Wij zijn volledig ingericht op zowel B2B (business-to-business) als B2C (business-to-consumer) incasso, met strikte inachtneming van de WIK-wetgeving voor particulieren.

Wil je sparren over het beste incassotraject voor jouw organisatie?

Twijfel je welk incassotraject past bij jouw klanten, branche of specifieke dossiers? We denken graag met je mee. Samen kijken we hoe je vriendelijkheid en resultaat het beste combineert.

Plan een adviesgesprek

Of bel ons direct voor overleg over je dossier.

Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.

Eltje de Graaf Mea Fysio

Super bedrijf! 'dossier' wordt snel aangemaakt en er wordt voortvarend gehandeld. Iets waar wij al lange tijd mee worstelen lukt hen binnen 1 week te regelen.

Ontslagjuristen Nederland BV

Top ervaring - tot nu toe altijd het gewenste resultaat!

Turn- en Sportvereniging VIRTO

Resultaten waar je op kunt rekenen

94%

Succesratio bij incasso’s.

14

Gemiddelde tijd tot eerste betaling.

100%

No cure, no pay: geen kosten bij geen resultaat.

20.000

Klanten gingen je voor!