Ja, in 2026 is een digitale aanmaning juridisch volledig geaccepteerd. Voor extra zekerheid kun je in je e-mailsoftware tracken of de mail geopend is.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een formeel en dringend verzoek aan je klant om een openstaande factuur alsnog te betalen. De toon is zakelijker dan bij een gewone betalingsherinnering. Je herinnert niet meer. Je maant echt aan.
In 2026 is de aanmaning een belangrijk onderdeel van je dossieropbouw. Komt het later tot een gerechtelijke procedure? Dan laat je met de aanmaning zien dat je je klant herhaaldelijk en duidelijk de kans hebt gegeven om te betalen.
Je stuurt een aanmaning meestal nadat je minstens één vriendelijke herinnering hebt gestuurd. Zo bouw je stap voor stap druk op, zonder meteen de relatie op het spel te zetten.
Het verschil tussen een herinnering en een aanmaning
Het verschil zit vooral in toon, timing en juridische zwaarte.
- Betalingsherinnering: Vriendelijke toon. Je gaat ervan uit dat je klant het is vergeten. Je helpt herinneren en geeft makkelijk nog wat extra tijd.
- Aanmaning: Zakelijke en duidelijke toon. Je klant is nu echt te laat. Je noemt een harde termijn en benoemt de mogelijke gevolgen.
Met de aanmaning geef je aan dat de geduldige fase voorbij is. Je zet een duidelijke stap richting vervolgstappen, zoals een laatste aanmaning of het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau.
In de praktijk werkt een opbouw in drie stappen vaak het beste:
- Eerst een vriendelijke betalingsherinnering
- Daarna een duidelijke aanmaning
- Als laatste een formele laatste aanmaning of WIK-brief
Wil je weten welke stap voor jouw situatie nu het beste is? Lees dan ook:
Kies de stap die bij jouw situatie past en lees precies wat je kunt doen.
Wettelijke regels in 2026: waar moet je op letten?
De regels rond aanmaningen zijn in 2026 scherper geworden door de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Ook blijven de bestaande regels over aanmaningskosten, incassokosten en wettelijke rente gelden.
Belangrijk is dat je onderscheid maakt tussen zakelijke klanten en consumenten.
Zakelijke klanten (B2B)
- Je mag in je aanmaning direct verwijzen naar de wettelijke handelsrente. In 2026 ligt die op 12,50 procent.
- Je mag ook wijzen op vertragingsvergoedingen of administratiekosten als die in je eigen algemene voorwaarden staan.
- De betalingstermijn bij bedrijven onderling is vaak korter. In je aanmaning kun je bijvoorbeeld een termijn van 5 of 7 dagen noemen.
Consumenten (B2C)
- Bij particuliere klanten is de aanmaning vaak de opmaat naar de wettelijke 14 dagen brief, ook wel WIK brief genoemd.
- Je mag pas wettelijke incassokosten in rekening brengen als je een juiste 14 dagen brief hebt verstuurd en de termijn is verlopen.
- Let goed op de formulering en de datum in die brief. Klopt dat niet, dan kun je soms geen incassokosten verhalen.
Twijfel je of je aanmaning en 14 dagen brief aan alle regels voldoen? Dan kun je dat uitbesteden aan ons. Wij zorgen dat je dossier klopt als het ooit bij de rechter komt.
Zo bouw je een sterke aanmaning op
Een goede aanmaning laat geen ruimte voor misverstanden. Je klant moet in één oogopslag zien wat je verwacht en wat er gebeurt als hij niet betaalt.
Zorg dat in ieder geval deze onderdelen duidelijk in je brief of e mail staan:
- Duidelijke kop: Gebruik het woord AANMANING in hoofdletters in onderwerp en boven de brief.
- Korte verwijzing naar eerdere contacten: Noem je eerdere herinnering met datum. Zo laat je zien dat je klant al eerder de kans heeft gehad om te betalen.
- Overzicht van de openstaande factuur: Factuurnummer, factuurdatum, oorspronkelijke vervaldatum en het exacte openstaande bedrag.
- Harde deadline: Noem een uiterste betaaldatum of een duidelijke termijn. Bijvoorbeeld "uiterlijk binnen 5 werkdagen".
- Gevolgen bij uitblijven van betaling: Kondig aan dat je de vordering uit handen geeft aan Credifin en dat bijkomende kosten voor rekening van je klant komen.
- Makkelijke betaalmogelijkheid: Voeg een betaallink toe of herhaal je betaalgegevens duidelijk onderaan de brief.
Verhoog de druk, maar blijf respectvol. Hoe duidelijker en professioneler je aanmaning is, hoe groter de kans dat je klant snel betaalt.
Voorbeeldtekst aanmaning 2026
Onderstaande tekst kun je als basis gebruiken als je klant na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaald. Vul de gegevens in met je eigen informatie.
Onderwerp: AANMANING: factuur [Factuurnummer] van [Jouw bedrijfsnaam] is opeisbaar
Beste [Naam debiteur],
Ondanks onze eerdere betalingsherinnering van [Datum] hebben wij nog geen betaling of reactie van je ontvangen op factuur [Factuurnummer]. De vervaldatum van deze factuur is inmiddels met [Aantal] dagen verstreken.
Wij verzoeken je dringend om het openstaande bedrag van € [Bedrag] uiterlijk binnen 5 werkdagen aan ons over te maken.
Betaal direct via iDEAL: [Link naar betaalverzoek]
Ontvangen wij je betaling niet binnen de gestelde termijn? Dan zijn wij genoodzaakt de vordering ter incasso uit handen te geven aan ons incassobureau, Credifin. De hierbij horende incassokosten en wettelijke rente komen dan volledig voor jouw rekening.
Wij gaan ervan uit dat je het niet zover laat komen en zien je betaling graag zo snel mogelijk tegemoet.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
[Jouw bedrijfsnaam]
[Telefoonnummer]
[E-mailadres]
Wil je zeker weten dat je brief aan alle eisen voldoet? Vergelijk deze tekst dan ook met de uitleg op onze pagina over de laatste aanmaning en de regels rond de incassokosten.
Download gratis voorbeeld aanmaning (Word)
Wil je deze voorbeeldtekst direct gebruiken in je eigen brief? Download dan de aanmaning als bewerkbaar Word document. Je vult alleen nog je eigen gegevens, factuurnummer en bedragen in.
Gebruik je ook onze voorbeeldtekst voor de laatste aanmaning? Dan sluit je hele herinneringsproces strak op elkaar aan.
Wanneer stap je door naar laatste aanmaning of incasso?
Een aanmaning is meestal je laatste vriendelijke waarschuwing. Blijft betaling na deze brief alsnog uit? Dan is er vaak meer aan de hand dan alleen een vergeten factuur.
Wij adviseren in 2026 om niet eindeloos door te gaan met herinneren en aanmanen. In veel gevallen is dit genoeg:
- Eerst een betalingsherinnering
- Daarna één duidelijke aanmaning
- Als laatste een formele laatste aanmaning of WIK brief
Na deze stappen is het meestal tijd om je dossier uit handen te geven. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je klant in diepere financiële problemen komt en jij achteraan de rij met schuldeisers belandt.
Op tijd schakelen helpt jou, maar vaak ook je klant. Met een strak en duidelijk proces blijft er minder onduidelijkheid over en kun je sneller een echte oplossing vinden.
Laat je aanmaningen en incasso's verzorgen door Credifin
Vind je het lastig om streng én netjes te blijven in je communicatie? Of heb je simpelweg geen tijd om elke week je debiteurenlijst bij te werken? Dan kunnen wij het hele traject voor je overnemen.
- Wij sturen herinneringen, aanmaningen en laatste aanmaningen in jouw naam
- We houden rekening met alle regels rond Wki, WIK brief en incassokosten
- In de minnelijke fase werken we op No Cure No Pay basis. Betaalt je klant niet, dan betaal jij in principe niets
Zo houd jij de relatie met je klant zo goed mogelijk en zorgen wij voor een professioneel en duidelijk proces.
FAQ over het sturen van een aanmaning
In een B2B-relatie mag dit als het in je voorwaarden staat. Bij consumenten (B2C) mag je pas kosten rekenen na de 14-dagentermijn van de WIK-brief.
Als de debiteur aangeeft het niet eens te zijn met de factuur, stop dan met de standaard aanmaningen en ga in gesprek (of laat Credifin dit doen). Een inhoudelijk geschil los je niet op met een standaardbrief.
