Incasso in Duitsland: Zo krijg je betaald bij onze oosterburen

Duitsland is de belangrijkste handelspartner van Nederland. Elke dag gaan er producten, diensten en digitale oplossingen de grens over. In de meeste gevallen gaat dit prima, maar als een Duitse klant niet betaalt, merk je direct het verschil met een binnenlandse factuur.

Je krijgt te maken met een andere taal, een andere zakelijke cultuur en een ander juridisch systeem. Waar stuur je je aanmaning heen? Hoe stel je iemand officieel in gebreke in het Duits? En wat is een Mahnverfahren precies?

Bij Credifin helpen we je om dit stap voor stap goed te regelen. Wij zijn gespecialiseerd in grensoverschrijdende incasso en werken dagelijks met Duitse dossiers. In dit dossier lees je hoe incasso in Duitsland werkt, welke stappen je kunt zetten en wanneer wij het slim voor je overnemen.

Werk je ook met Belgische klanten? Lees dan ons artikel over incasso in België. Voor Nederlandse vorderingen kun je meer lezen over het incassotraject en direct online een incasso indienen.

Om succesvol te incasseren in Duitsland moet je eerst begrijpen met wie je zaken doet. De Duitse zakencultuur verschilt duidelijk van de Nederlandse. Waar jij misschien even wilt bellen om het op te lossen, verwacht je Duitse klant iets heel anders.

In Nederland lossen we veel dingen informeel op. We bellen, zoeken samen naar een oplossing en houden de toon luchtig. In Duitsland draait het meer om duidelijkheid, structuur en formele stappen.

• Hiërarchie: Je spreekt niet zomaar de directeur van een GmbH als je zelf op de administratie werkt. Hiërarchie wordt serieus genomen.
• Schriftelijkheid: In Duitsland geldt “Wer schreibt, der bleibt”. Belangrijke afspraken en ingebrekestellingen horen op papier of per e-mail.
• Formele toon: Men spreekt elkaar aan met “Sie” en gebruikt titels. Een te losse of joviale toon in je aanmaning kan onprofessioneel overkomen.

Een slordige of heel informele Nederlandse aanmaning wordt in Duitsland vaak niet serieus genomen. Staat er ook nog een fout in je factuur, dan vindt je Duitse klant het vaak logisch om de betaling uit te stellen tot alles klopt.

Bij Credifin benaderen we jouw Duitse debiteur daarom op zijn Duits: formeel, juridisch juist, schriftelijk onderbouwd en in correct Duits. Zo laten we zien dat je het serieus meent, zonder de relatie onnodig onder druk te zetten.

Wil je eerst je basis op orde brengen? Bekijk dan hoe je met goed debiteurenbeheer problemen eerder signaleert en voorkomt.

Incasseren in Duitsland vraagt meer werk dan een standaard binnenlandse incasso. We moeten Duitse registers raadplegen, Duitse wetgeving toepassen en alles in het Duits afstemmen. Daarom werken we met een helder en eenvoudig tariefmodel. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.

• Startkosten: Je betaalt eenmalig € 50 startkosten per dossier. Hiermee dekken we de eerste kosten voor onderzoek, vertaling en administratie.
• Incassokosten: Bij succes rekenen we 15 procent incassokosten over het geïncasseerde bedrag.

In Duitsland geldt dat een debiteur die in verzuim is, de schade (Verzugsschaden) moet vergoeden. Wij proberen deze kosten zoveel mogelijk te verhalen op je debiteur. 

Wil je weten hoe dit zich verhoudt tot onze tarieven voor Nederlandse dossiers? Lees dan meer over onze incassotarieven en de werking van incassokosten berekenen.

Net als in Nederland proberen we in Duitsland eerst een oplossing te vinden zonder rechter. Dit is sneller, goedkoper en vaak beter voor de relatie. Dit noemen we het minnelijke traject of Außergerichtliche Inkasso.

1. De ingebrekestelling (Mahnung)

We starten met een formele en duidelijke Mahnung. De debiteur moet ondubbelzinnig in verzuim (Verzug) raken. Op veel Duitse facturen staat al een strikte betaaldatum. Is die datum verstreken, dan is de debiteur in principe direct in verzuim.

Toch sturen we altijd een laatste, scherpe sommatie in foutloos Duits. Hierin staat precies wat openstaat, welke termijn nog geldt en welke gevolgen een uitblijvende betaling heeft. Zo is de basis juridisch stevig.

2. Communicatie in de eigen taal

“Ich habe das nicht verstanden” is een veelgebruikt excuus. Door alles in het Duits te doen, halen we dat argument weg. Onze incassospecialisten en partners spreken de taal en kennen de toon die werkt in zakelijke incassodossiers.

We schrijven, mailen en bellen de debiteur in het Duits en leggen duidelijk uit wat er openstaat en welke stappen volgen als betaling uitblijft.

Wil je meer weten over hoe wij dit in Nederland aanpakken? Lees dan eerst hoe ons incassotraject stap voor stap is opgebouwd. De werkwijze in Duitsland sluit daar logisch op aan.

Voor we juridische stappen zetten, controleren we altijd wie jouw contractspartner precies is. De rechtsvorm bepaalt wie aansprakelijk is en waar je je geld kunt halen.

• GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung): Vergelijkbaar met een Nederlandse BV. De GmbH is zelf aansprakelijk, niet de bestuurder privé, behalve in uitzonderlijke situaties.
• UG (Unternehmergesellschaft): Ook wel mini GmbH. Dit zijn vaak jonge bedrijven met weinig kapitaal. Hier letten we extra op de kredietwaardigheid en verhaalskansen.
• AG (Aktiengesellschaft): Vergelijkbaar met een NV. Dit zijn vaak grote ondernemingen met een formele structuur.
• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts): Vergelijkbaar met een VOF of maatschap. De vennoten zijn hier privé aansprakelijk. Dat biedt extra mogelijkheden voor verhaal.
• Einzelunternehmen: De eenmanszaak. De eigenaar is privé aansprakelijk met zijn volledige vermogen.

Door de juiste rechtsvorm te koppelen aan de juiste persoon of rechtspersoon voorkom je dat je achter de verkeerde partij aan gaat. Dit doen we standaard voor je als je een dossier bij ons indient.

Wil je eerst algemene achtergrond over juridische stappen? Lees dan ons dossier over de gerechtelijke procedure in Nederland. Veel principes zijn vergelijkbaar, al werkt het Duitse systeem anders in de praktijk.

Betaalt je Duitse klant ondanks alle aanmaningen nog steeds niet? Dan heeft Duitsland een sterke troef: het Gerichtliches Mahnverfahren. Dit is een gestroomlijnde procedure voor onbetwiste geldvorderingen. Het is sneller en goedkoper dan meteen een uitgebreide rechtszaak starten.

Stap 1: Mahnbescheid (betalingsbevel)

Wij dienen namens jou een verzoek in bij het bevoegde Mahngericht. De rechtbank controleert het formulier, maar beoordeelt de inhoud niet uitgebreid. Is alles correct ingevuld, dan verstuurt de rechtbank een officieel Mahnbescheid naar de debiteur.

Dit document komt rechtstreeks van de rechtbank en maakt veel indruk. Voor veel debiteuren is dit het kantelpunt: nu voelt het echt serieus.

Stap 2: Twee weken om te reageren

Na ontvangst heeft de debiteur twee opties:

• Betalen: Veel debiteuren betalen alsnog, vaak inclusief rente en kosten.
• Widerspruch: De debiteur tekent bezwaar aan als hij het niet eens is met de vordering.

Alleen als er Widerspruch wordt ingediend, loopt de zaak door als een gewone rechtszaak.

Stap 3: Vollstreckungsbescheid (executoriale titel)

Reageert de debiteur niet binnen de termijn en betaalt hij nog steeds niet? Dan vragen we een Vollstreckungsbescheid aan. Dit is een executoriale titel, vergelijkbaar met een vonnis in Nederland.

Met deze titel kunnen we een Duitse deurwaarder (Gerichtsvollzieher) inschakelen om beslag te leggen op loon, bankrekeningen of goederen. Zo wordt jouw vordering afdwingbaar.

Wil je meer achtergrond over beslag en executie? Lees dan ook ons artikel over het executietraject na een vonnis.

Niet elke Duitse vordering is onbetwist. Soms kruist de debiteur op het formulier aan dat hij het niet eens is met de claim. Hij dient dan Widerspruch in. De zaak wordt dan overgedragen aan de gewone civiele rechter (Zivilprozess).

Belangrijke aandachtspunten:

• Bij vorderingen boven € 5000 ben je verplicht een Duitse advocaat (Rechtsanwalt) in te schakelen.
• Bij vorderingen onder € 5000 mag je in theorie zelf procederen, maar dat raden we bijna nooit aan.

Procesregels, termijnen en formaliteiten zijn in Duitsland streng. Een kleine fout kan al nadelig uitpakken. Daarom werken we samen met een netwerk van gespecialiseerde Duitse advocaten.

Komt jouw dossier in deze fase terecht? Dan dragen wij je dossier warm over, zorgen we voor een heldere overdracht en blijf jij gewoon in het Nederlands met ons schakelen.

Twijfel je of jouw zaak geschikt is voor een juridische procedure, in Duitsland of in Nederland? Lees dan ons stappenplan voor de griffierechten en kosten in 2026 en neem bij twijfel even contact met ons op.

Duitse wetgeving kent duidelijke regels over rente en verjaring. Als je die goed benut, kan je vordering in de loop van de tijd flink oplopen. Wachten is dus zelden in je voordeel.

Hoge vertragingsrente (Verzugszinsen)

Bij zakelijke transacties tussen bedrijven is de wettelijke vertragingsrente in Duitsland hoog. De rente ligt 9 procentpunt boven de basisrente. Staat een vordering lang open, dan telt dit stevig aan.

Bij een vordering die een jaar openstaat, kan de schuld zomaar 10 tot 12 procent hoger zijn door rente en bijkomende kosten. Deze rente is bedoeld als compensatie voor jouw nadeel door de te late betaling.

Verjaringstermijn (Verjährung)

De algemene verjaringstermijn in Duitsland is 3 jaar. De valkuil zit in het startpunt: de termijn begint te lopen aan het einde van het jaar waarin de vordering is ontstaan.

Lever je in februari 2026 en blijft de factuur onbetaald, dan begint de verjaringstermijn pas op 31 december 2026  te lopen. Drie jaar later kan de vordering verjaren als je geen stuitingshandelingen verricht.

Wacht dus niet tot het laatste moment. Door tijdig actie te ondernemen voorkom je dat een Duitse rechter je vordering als verjaard beschouwt.

Wil je precies weten hoe het in Nederland zit? Lees dan meer over wettelijke rente in 2026  en de bijbehorende verjaringstermijnen.

Misschien vraag je je af of je niet beter direct een Duits incassobureau kunt inschakelen. Dat kan, maar in de praktijk loop je dan vaak tegen andere uitdagingen aan: taalbarrières, weinig inzicht in de voortgang en hogere voorschotten.

Bij Credifin combineer je het beste van twee werelden:

• Communicatie in het Nederlands: Jij schakelt gewoon met je vaste contactpersoon in Nederland. Wij vertalen en regelen de stappen richting Duitsland.
• Kennis van beide systemen: We begrijpen de Nederlandse manier van zakendoen en kennen tegelijkertijd het Duitse recht en de Duitse incassocultuur.
• Transparante kosten: Je betaalt een vaste startfee en een helder percentage bij succes. Geen onverwachte extra kosten of langdurige abonnementen.
• Eén online portaal: Je beheert al je dossiers in onze 24/7 Cockpit. Nederlandse, Belgische en Duitse vorderingen zie je in één overzicht terug.
• Snel en digitaal: Wij dienen dossiers digitaal in en houden de vaart erin. Geen stapels papieren of onduidelijke wachttijden.

Wil je meer weten over wie wij zijn en hoe we werken? Lees dan meer over ons of bekijk stap voor stap hoe het werkt als je met Credifin samenwerkt.

Het liefst voorkom je natuurlijk dat een Duitse factuur ooit naar incasso gaat. Met een paar praktische afspraken verklein je de kans op problemen en sta je sterker als er toch iets misgaat.

• Check je algemene voorwaarden: Leg vast welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is. Kies waar mogelijk voor Nederlands recht en de rechter in jouw regio. Dat geeft je meer grip bij een conflict.
• Bevestig alles schriftelijk: Duitsers waarderen duidelijke schriftelijke communicatie. Bevestig offertes, orders, leveringen en wijzigingen altijd per e-mail.
• Doe een kredietcheck: Lever je voor grotere bedragen aan een GmbH of UG? Laat ons vooraf een kredietcheck doen. Dan weet je of je met een gezonde partij zaken doet.

Werk je veel internationaal? Dan is het slim om jouw interne processen daarop in te richten. In onze kennisbank vind je meer achtergrond over openstaande facturen en het slim beheren van je risico’s.