Openstaande factuur: zo pak je het aan

Een openstaande factuur is eigenlijk een renteloze lening die je onvrijwillig aan je klant geeft. Hoe meer facturen blijven liggen, hoe groter de druk op je cashflow. Dat remt je groei, zorgt voor onrust en kost je vooral veel tijd en energie.

Het goede nieuws: met een duidelijk stappenplan en de juiste hulpmiddelen kun je openstaande facturen snel en netjes aanpakken. Je houdt grip op je geldstroom en je laat tegelijk zien dat jij jouw betalingsafspraken serieus neemt.

Op deze pagina laten we je zien:

• Welke stappen je direct kunt zetten na de vervaldatum
• Wanneer je een WIK-brief moet sturen aan consumenten
• Wanneer het slim is om je dossier aan Credifin over te dragen
• Hoe je openstaande facturen in de toekomst zoveel mogelijk voorkomt

Een openstaande factuur is lang niet altijd onwil. Vaak is het een kwestie van geen prioriteit. De factuur ligt onder op de stapel, of de mail is simpelweg blijven liggen.

In 2026 zie je dat veel debiteuren sneller reageren op digitale prikkels dan op een brief per post. Denk aan:

• Een duidelijke e-mail met betaallink
• Een persoonlijke herinnering per telefoon
• Een bericht via een online portaal

Jouw taak als ondernemer is om op een nette, maar duidelijke manier die prioriteit op te eisen. Niet door te dreigen, maar door helder te zijn over afspraken, termijnen en gevolgen.

Is de vervaldatum voorbij? Wacht niet weken af. Een dag na de vervaldatum kun je al de eerste stap zetten.

Zo pak je het aan:

• Stuur een vriendelijke e-mail met het factuurnummer en het openstaande bedrag
• Voeg een directe betaallink toe, bijvoorbeeld iDEAL of een online betaalpagina
• Schrijf in een positieve toon: je gaat ervan uit dat je klant het simpelweg is vergeten

Voorbeeld van de toon: Je bent de betaling van factuur "[nummer]" waarschijnlijk over het hoofd gezien. "Zou je deze alsnog binnen enkele dagen willen voldoen?"

Bel je klant na drie dagen even kort op als er nog niets is gebeurd. Een simpele vraag als " Heb je mijn mail met de openstaande factuur gezien?" is vaak al genoeg om beweging te krijgen.

Blijft betaling uit na je vriendelijke herinnering? Dan is het tijd voor een formele aanmaning. De toon wordt serieuzer, maar blijft netjes.

In je aanmaning zet je in ieder geval:

• Een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en je eerdere herinnering
• Een harde nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld 7 dagen
• De melding dat dit de laatste kans is om zonder extra kosten te betalen

Bij zakelijke klanten kun je in deze fase vaak al wijzen op de mogelijkheid van incassokosten en wettelijke rente. Bij consumenten gelden strengere regels: daarvoor heb je eerst een correcte WIK-brief nodig.

Is je klant een consument? Dan mag je pas incassokosten rekenen als je eerst een geldige 14-dagenbrief hebt gestuurd. Dit noem je ook wel de WIK-brief.

In Stap 3: De WIK-brief (verplicht bij consumenten) zijn rechters strenger dan ooit. Klopt er iets niet in je WIK-brief? Dan loop je het recht op incassokosten mis.

Je WIK-brief moet onder andere:

• De exacte incassokosten vermelden die je gaat rekenen bij niet op tijd betalen
• Duidelijk uitleggen dat de klant nog 14 dagen de tijd heeft om alleen de hoofdsom te betalen
• Aangeven vanaf wanneer de 14 dagen precies gaan lopen

Door de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) moet deze brief foutloos zijn. Eén rekenfout of onduidelijke zin kan genoeg zijn om je op kosten te jagen.

Wil je zeker weten dat je WIK-brief klopt? Op onze pagina over de WIK-brief leggen we stap voor stap uit wat erin moet staan en hoe je de kosten berekent.

Heb je herinneringen verstuurd, een formele aanmaning gedaan en als het moet een correcte WIK-brief gestuurd? Blijft betaling dan nog steeds uit, dan is het tijd om je dossier over te dragen.

Waarom is dit het juiste moment?

• Je hebt laten zien dat je klant meerdere kansen heeft gehad om zelf te betalen
• Je voldoet beter aan de Wki-eisen, omdat je dossier netjes is opgebouwd
• Je stopt met tijd verliezen aan achteraan bellen en mailen

Als een debiteur een brief of bericht van Credifin ontvangt, verandert er iets in de psychologie. Het is niet langer een vrijblijvende herinnering van een leverancier, maar een serieuze vordering via een Wki-geregistreerd incassobureau.

Bij Credifin werk je op No Cure No Pay basis. Jij loopt dus geen financieel risico: wij verdienen pas als jij je geld krijgt. Tegelijk blijven we altijd netjes en professioneel naar jouw klant, zodat jij de relatie zo veel mogelijk goed kunt houden.

Wil je direct een openstaande factuur overdragen? Je kunt je incasso-opdracht in een paar minuten online indienen via Incasso indienen.

Incasseren is nodig, maar voorkomen is nog beter. Met een paar slimme aanpassingen verklein je de kans op openstaande facturen flink.

Let in ieder geval op deze drie punten:

• Check nieuwe klanten: Doe bij hogere bedragen eerst een kredietcheck of vraag om (gedeeltelijke) vooruitbetaling
• Wees duidelijk over voorwaarden: Zet je betalingstermijn en de gevolgen van te laat betalen helder in je algemene voorwaarden en offertes
• Automatiseer je proces: Koppel je boekhouding aan het Credifin Webportaal, zodat herinneringen en overdracht naar incasso soepel en snel verlopen

Zo houd je grip op je debiteuren, zonder dat je er dagelijks mee bezig hoeft te zijn.