Sommatiebrief sturen: wat moet erin staan om betaling af te dwingen?

Een sommatiebrief is een formele laatste aanmaning waarin je je klant nog één keer de kans geeft om te betalen. Je zet duidelijk op papier welk bedrag openstaat, waar die vordering over gaat en binnen welke termijn er alsnog betaald moet worden.

In tegenstelling tot een gewone betalingsherinnering of een vriendelijke aanmaning, heeft een sommatiebrief een nadrukkelijk juridisch karakter. Je maakt duidelijk dat dit de laatste waarschuwing is voordat je verdere stappen zet.

Afhankelijk van de inhoud kan een sommatiebrief ook gelden als ingebrekestelling. Dat is zo als je:

• Duidelijk betaling eist
• Een concrete en redelijke termijn geeft
• Aangeeft welke gevolgen volgen als betaling uitblijft

Loopt de termijn uit en is er nog steeds niet betaald? Dan kan je debiteur in verzuim raken. Dat is belangrijk voor het vervolg, bijvoorbeeld voor het starten van een minnelijk incassotraject of een gerechtelijke procedure.

Een zorgvuldige sommatiebrief is veel meer dan een laatste herinnering. Je zet er namelijk zowel je debiteur als jezelf mee juridisch scherp neer. Een goede brief:

• Vergroot de druk om alsnog te betalen, zonder dat je de relatie onnodig schaadt
• Laat zien dat je je klant een duidelijke laatste kans hebt gegeven
• Vormt de basis om wettelijke rente en incassokosten te berekenen
• Versterkt je positie als je de vordering uit handen geeft of naar de rechter gaat

Een slordige of onvolledige sommatiebrief kan juist tegen je werken. Je loopt dan het risico op discussie over termijnen, bedragen of kosten. In het ergste geval kun je bepaalde kosten niet verhalen, terwijl je daar wél recht op hebt.

In de basis moet je sommatiebrief drie dingen doen: uitleggen wát je vordert, wát je van je debiteur verwacht en wánneer dat uiterlijk moet gebeuren. Zorg dat in elk geval het volgende duidelijk in je brief staat:

• Gegevens van jou en je debiteur (naam, adres, contact)
• Omschrijving van de vordering (bijvoorbeeld geleverd product of dienst)
• Relevante factuurnummers en factuurdata
• De oorspronkelijke vervaldatum van de factuur
• Het exacte openstaande bedrag (hoofdsom)

Daarnaast is het slim om kort te verwijzen naar eerdere herinneringen of aanmaningen. Zo laat je zien dat je al meerdere keren om betaling hebt gevraagd en dat deze sommatie geen verrassing is.

De kern van de brief is de daadwerkelijke sommatie. Formuleer die duidelijk en zonder voorbehoud. Dus niet: “Wij verzoeken je vriendelijk zo snel mogelijk te betalen”, maar bijvoorbeeld:

“Wij sommeren je om het openstaande bedrag van € [bedrag] binnen 7 dagen na dagtekening van deze brief te voldoen op rekeningnummer [rekeningnummer] ten name van [naam].”

Sluit de brief af met de gevolgen als betaling uitblijft. Denk aan:

• Het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau
• Het berekenen van wettelijke rente
• Het in rekening brengen van incassokosten
• Het starten van een gerechtelijke procedure

Vergeet tot slot je betaalgegevens niet. Hoe makkelijker je het maakt om te betalen, hoe groter de kans dat je snel resultaat ziet.

Is je debiteur een consument? Dan gelden extra regels uit de Wet Incassokosten (WIK). Je sommatiebrief moet dan aan specifieke eisen voldoen. In de praktijk noemen we dit vaak de 14-dagenbrief.

Belangrijke punten voor je WIK-sommatie:

• Je geeft de consument minstens 14 dagen de tijd om zonder extra kosten te betalen
• Die 14 dagen gaan pas lopen op de dag ná ontvangst van de brief
• Je vermeldt heel precies welk bedrag aan incassokosten volgt als er niet op tijd wordt betaald

Staat er een verkeerd bedrag in je brief of is de termijn te kort, dan loop je het risico dat je later geen incassokosten kunt verhalen.

Wil je zeker weten dat je brief klopt? Lees dan onze pagina over de WIK brief of gebruik onze tool om incassokosten te berekenen.

Heb je de consument al meerdere keren gemaild of geappt, maar nog geen correcte 14-dagenbrief gestuurd? Dan is het vaak slim om dat alsnog te doen voordat je de vordering uit handen geeft.

Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid in de formulering van je sommatiebrief. De WIK-regels gelden dan niet op dezelfde manier als bij consumenten. Wel blijft het verstandig om duidelijk te zijn over termijnen, gevolgen en eventuele extra kosten.

Zodra je zakelijke debiteur in verzuim is, kun je:

• Wettelijke handelsrente vorderen over het openstaande bedrag
• Een minimale vergoeding van € 40,- aan buitengerechtelijke incassokosten claimen
• Afwijken van de standaardregels als dit zo in je algemene voorwaarden staat

In de praktijk kondigen veel ondernemers deze kosten al aan in de sommatiebrief. Dat vergroot de druk om snel te betalen.

Let er wel op dat je geen bedragen noemt die in strijd zijn met de wet of met je eigen voorwaarden. Twijfel je? Laat je sommatie checken voordat je die verstuurt.

Je kunt een sommatiebrief per post of per e-mail versturen. Beide vormen zijn toegestaan, zolang je achteraf maar kunt aantonen dat de brief is verstuurd en ontvangen.

Veelgebruikte opties zijn:

• E-mail: Snel en praktisch, zeker als je klant vaak per e-mail reageert
• Per post: Geschikt als je klant niet goed reageert op e-mail of als gegevens verouderd zijn
• Aangetekende brief; Extra sterk bewijs en een duidelijk signaal dat je de zaak serieus neemt

Bij hogere bedragen of bij lastige debiteuren is een aangetekende brief vaak een slimme keuze. Je laat zo zien dat dit echt de laatste stap is voordat je de vordering uit handen geeft.

Steeds vaker sturen ondernemers daarnaast ook een kopie via WhatsApp of sms. Dat is handig om de aandacht te trekken, maar telt vooral als extra kanaal naast je formele sommatie.

Loopt de in je sommatie gestelde termijn af en is er nog steeds niet betaald? Wacht dan niet te lang met vervolgstappen. Als je niets doet, verzwak je je positie en raakt je debiteur gewend aan uitstel.

Met een correcte sommatiebrief kun je je vordering direct uit handen geven. Bij Credifin start je een minnelijk incassotraject vaak al binnen enkele minuten. Wij werken op basis van No Cure No Pay incasso, waarbij we rente en incassokosten bij je debiteur proberen te verhalen.

Betaalt je klant dan nog steeds niet of betwist hij de vordering? Dan kijken we samen met jou naar de volgende stap, zoals een gerechtelijke procedure of het inschakelen van een deurwaarder. Omdat je sommatiebrief al op orde is, kunnen we snel schakelen.

Wil je liever dat wij al eerder meekijken, nog vóórdat je de sommatie verstuurt? Dat kan ook. Zo voorkom je fouten en vergroot je de kans op een snelle, zakelijke oplossing.