Waarom incasso in de kinderopvang en het onderwijs om tact vraagt

Je ziet de ouders van de kinderen op de groep bijna dagelijks bij het brengen en halen. Een achterstand op de maandfactuur van het kinderdagverblijf of de BSO ligt daarom extra gevoelig. Vaak ontstaat een betalingsachterstand door een vertraagde uitbetaling van de kinderopvangtoeslag, een echtscheiding of tijdelijke financiële krapte.

Met goed debiteurenbeheer en een empathische incassopartner voorkom je dat achterstanden zo hoog oplopen dat de opvangplaats moet worden opgeschort.

Herkenbare uitdagingen in jouw sector:

  • Dagelijks contact op de locatie: Pedagogisch medewerkers en locatiemanagers moeten zich kunnen richten op de kinderen, niet op pijnlijke gesprekken over openstaande facturen bij de deur.
  • Snel oplopende maandbedragen: Omdat opvangfacturen maandelijks fors zijn, kan één of twee maanden achterstand direct leiden tot duizenden euro's schuld voor het gezin.
  • Btw-vrijstelling in kinderopvang en onderwijs: Omdat kinderopvang en wettelijk erkend onderwijs vrijgesteld zijn van btw, mag de wettelijke incassovergoeding met 21% btw worden verhoogd.

Onze sociaal-verantwoorde werkwijze richting ouders en cursisten

Wij fungeren als een rustig, deskundig verlengstuk van jullie centrale financiële administratie. Ons minnelijke incassotraject is erop gericht om samen met de ouder snel tot een werkbare oplossing te komen:

  • Heldere, respectvolle communicatie: Geen dreigende taal, maar duidelijke brieven, e-mails en sms-berichten met een directe iDEAL-betaallink.
  • Haalbare betalingsregelingen: Als een ouder door omstandigheden niet in één keer kan betalen, spreken we een realistische regeling af die wij actief bewaken.
  • 94% opgelost zonder rechter: Door onze persoonlijke benadering wordt 94% van de vorderingen volledig minnelijk voldaan, zodat het kind gewoon op de opvang kan blijven.

Koppeling met jouw kinderopvang- of onderwijsadministratie

Werk je met pakketten zoals KidsVision, Konnect, Bitcare, Flexkids, Exact of AFAS? Via ons 24/7 online webportaal en onze gratis API-koppeling dien je openstaande ouderfacturen na de 14-dagenbrief eenvoudig individueel of in bulk in.

  • Volledige regie: Heeft een ouder op locatie alsnog een afspraak gemaakt? Met één klik in het portaal pauzeer of sluit je het dossier.
  • Hulp bij de verplichte 14-dagenbrief (WIK-brief): Ouders zijn consumenten. Wij zorgen dat de wettelijke 14-dagenbrief tot op de cent en dag nauwkeurig voldoet aan de eisen van de Hoge Raad en de Wki.

Financieel voordeel: 21% btw-opslag voor btw-vrijgestelde opvang & scholen

Omdat kinderopvangorganisaties en onderwijsinstellingen vrijgesteld zijn van btw, kunnen jullie de btw over incassokosten niet verrekenen. Conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK) brengen wij daarom de wettelijke 21% btw-opslag in rekening bij de debiteur (het minimumbedrag stijgt van € 40,- naar € 48,40). Bij volledige betaling kost onze inzet jullie organisatie hierdoor helemaal niets.

Lees meer over de WIK-brief

100% No Cure, No Pay: geen risico voor jullie organisatie

Voor al onze werkzaamheden in de minnelijke fase geldt 100% No Cure, No Pay. Geïnde bedragen worden via onze aparte derdengeldenrekening wekelijks aan jullie uitbetaald.

Bekijk de incassotarieven

Zorgeloos debiteurenbeheer voor jouw opvang of onderwijsinstelling?

Laat financieel beheer de relatie met ouders niet belasten. Dien direct een incasso in of neem vrijblijvend contact op met onze specialisten voor kinderopvang en onderwijs.

Start met incasseren
Heb je nog vragen?

FAQ: Veelgestelde vragen voor kinderopvang & onderwijs

Dat snappen we. Je wilt zeker weten dat je goed zit. Hieronder beantwoorden we de meestgestelde vragen over incasso’s, ons proces en wat jij kunt verwachten.

Integendeel. Door een professionele partij als Credifin in te schakelen, scheid je de zorginhoud van de financiële afhandeling. Cliënten waarderen de heldere communicatie en de mogelijkheid om in een rustige omgeving (online portaal) hun betaling te regelen.

Wij passen sociaal incasseren toe. Als we merken dat een cliënt in de schuldsanering zit of problematische schulden heeft, koppelen we dit direct aan je terug. We zoeken dan naar de meest ethische oplossing, zoals een stopzetting of een lichte betalingsregeling.

Ja. Wanneer de verzekeraar niet uitkeert (bijvoorbeeld door een opgebruikt budget of niet-verzekerde zorg), wordt de cliënt zelf verantwoordelijk voor de factuur. Wij helpen je om deze particuliere nota’s alsnog betaald te krijgen.

Als er een medisch-inhoudelijk geschil ontstaat, pauzeren wij het traject direct. Jij krijgt de gelegenheid om de klacht volgens je eigen klachtenprocedure af te handelen. Pas als het geschil is opgelost en de betalingsverplichting blijft staan, hervatten we onze werkzaamheden.

Jazeker. Wij houden rekening met de gebruikelijke verwerkingstijden van zorgverzekeraars en facturatiehuizen (clearinghouses). We starten pas als het echt noodzakelijk is.

9.4 via Feedbackcompany

Dit zeggen onze klanten

Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.

Eltje de Graaf Mea Fysio

Super bedrijf! 'dossier' wordt snel aangemaakt en er wordt voortvarend gehandeld. Iets waar wij al lange tijd mee worstelen lukt hen binnen 1 week te regelen.

Ontslagjuristen Nederland BV

Top ervaring - tot nu toe altijd het gewenste resultaat!

Turn- en Sportvereniging VIRTO

Resultaten waar je op kunt rekenen

94%

Succesratio bij incasso’s.

14

Gemiddelde tijd tot eerste betaling.

100%

No cure, no pay: geen kosten bij geen resultaat.

20.000

Klanten gingen je voor!